La signature est une étape importante dans n’importe quelle activité professionnelle. Pour finaliser un contrat, vendre ou acheter un bien, etc. vous avez besoin de signer un document. Bien que ce soit un acte simple et naturel dans une vie d’entreprise, il existe un moyen de le simplifier encore plus. Pour cela, il suffit de passer aux signatures électroniques.
1/Un gain de temps considérable
Faire une signature est assez simple. Pourtant, ce geste peut nécessiter plusieurs étapes avant d’être accompli. Il se peut par exemple que les documents à signer doivent encore être envoyés aux personnes concernées. S’il y a des erreurs, le délai d’attente devient encore plus long. D’ailleurs, en fonction de la manière dont vous travaillez, le document devra faire de nombreux va-et-vient avant que la signature finale n’y soit apposée.
Tous les processus nécessitant l’officialisation du document par signature devront alors attendre un certain temps. Certaines affaires en cours peuvent subir un retard, ce qui va probablement nuire à votre productivité. Or, moins de production signifie moins de bénéfice.
Avec une signature électronique, ce genre de soucis est éradiqué. Une procédure qui peut prendre plusieurs jours est effectuée en quelques minutes avec une signature électronique. Ce qui vous permet d’aller immédiatement à l’essentiel.
2/Une meilleure organisation en interne
Dans une entreprise, il arrive souvent que des ressources soient allouées au traitement des contrats. C’est un moyen de faire un bon suivi des différents documents à signer. En optant pour une solution de signature électronique, il ne sera plus nécessaire d’investir un grand budget dans la gestion de ces contrats.
Cette solution vous permet d’ailleurs de vérifier plus rapidement les contrats et de les valider par signature. Vous êtes mieux organisé et vous gagnez du temps.
3/Eviter les problèmes liés à un faible BFR
Si vos procédures prennent du retard, vous allez devoir puiser dans votre BFR pour financer vos prochaines actions. Plus le retard est important, plus vous aurez besoin de puiser dans votre BFR. Afin d’éviter les retards, il vous suffit d’opter pour une solution de signature électronique. Avec cette solution digitale, vos facturations seront effectuées à temps.
4/Réduire votre consommation de papier
En travaillant sur papier, vous faites des dépenses importantes chaque année. Les feuilles pour vos contrats et vos courriers recommandés ne sont pas gratuites. De plus, si elles ont un caractère important, vous serez obligé de les stocker quelque part. Ce qui signifie que vous allez devoir acheter ou louer un local pour les entreposer.
D’autre part, vous aurez besoin de les archiver. Mais retrouver un document peut être difficile même s’il est bien rangé surtout si vous accumulez la paperasse. Avec le numérique, vous n’aurez pas ce souci. Vous ferez moins de dépense pour le papier et pour le local de stockage. L’archivage et l’accès aux documents deviennent également plus simples et rapides.
5/Ne plus craindre les erreurs
Personne n’est à l’abri des erreurs. Un document peut facilement contenir des fautes de frappe ou des ratures. Des modifications peuvent alors être requises, ce qui peut faire perdre énormément de temps. Avec une solution numérique, les erreurs sont faciles à corriger et le document peut disposer d’une valeur juridique s’il le faut.
