La suite logicielle ZOHO est utilisée par des milliers d’entreprises dans le monde. Adaptée en version française, elle est plébiscitée par les sociétés françaises. Cet outil est un véritable atout stratégique pour les entreprises qui font face à une hypercroissance. En effet, il permet d’accroitre la productivité de leur organisation grâce à la mise en place de modules en fonction de leurs besoins. Personnalisable et facile d’utilisation, il est ainsi approprié aux petites structures comme aux grandes.
L’entreprise qui témoigne ici adresse un marché de masse et connait une croissance annuelle supérieure à 50% depuis sa création. Il lui a été rapidement nécessaire de mettre en place un logiciel de gestion performant pour optimiser son organisation et ses process. Elle a choisi de travailler avec la suite ZOHO ONE qui inclut de nombreuses applications pour gagner en productivité.
Gestion base client
Nous avons vite compté plusieurs centaines de clients et l’équipe commerciale est passée de 1 à 5 collaborateurs en 18 mois.
Avoir mis en place un CRM (ZOHO CRM) dès le premier jour nous a permis de faire face à la croissance et au télétravail en toute sérénité.
– Tout l’historique des comptes est accessible à tous partout depuis nos terminaux. L’ensemble des documents (commandes, factures, compte-rendu…) est archivé.
– Tous les contacts associés aux comptes sont présents dans notre outil. Les appels téléphoniques et les e-mails sont historisés et donc facilement accessibles par toute l’équipe commerciale.
– L’ensemble des opportunités commerciales est saisi dans le CRM, les devis et les commandes sont éditées automatiquement en pdf pour être envoyés par e-mail au client.
– Nous avons opté pour la signature électronique qui a raccourci de manière considérable le délai de signature d’une commande.
Nous comptons aussi accélérer le développement de l’entreprise en intensifiant nos efforts commerciaux.
Notre CRM est l’arme principale dont nous disposons pour augmenter les ventes.
– Les commerciaux peuvent trier la base clients en fonction de critères classiques (taille d’entreprise, code APE, …) et de critères propres à notre activité
– Les plans d’actions de ventes croisées ou de ventes additionnelles sont simples à mettre en place
– L’envoi d’e-mailings ou de campagnes SMS est automatique et ciblé
– Les données de notre site web sont remontées et synchronisées avec notre base CRM
Nous avons réalisé le paramétrage initial de ZOHO CRM de manière autonome puis nous l’avons fait évoluer pour coller au plus près de nos besoins.
Relation client et SAV
Nous sommes passés de 1 expédition quotidienne à plus de 10 par jour, ainsi que plusieurs dizaines d’appels au service client. Nous avons mis en place 12 mois après notre création un logiciel de service client : ZOHO DESK, qui nous a permis d’automatiser tous ces échanges. Nous recevons constamment des témoignages clients nous félicitant de l’efficacité et de la gentillesse de nos chargés de relation client.
– Dès que nous envoyons un colis, le service client choisit un modèle de message adapté.
– Une base de connaissance a été enrichie depuis plusieurs années. Les nouvelles recrues trouvent la réponse à 80% des questions posées par nos clients.
-Le client peut nous contacter par téléphone, par e-mail ou via un portail lui permettant de suivre l’avancement du traitement de sa demande. Le temps de traitement de chaque demande est suivi. En cas de dépassement, une alerte est donnée.
-Si la demande nécessite de faire appel à un expert, tous les échanges lui sont transmis pour éviter de faire répéter le client.
Nous allons bientôt fêter le 20 000ème ticket. Inimaginable de travailler sans cet outil !
Gestion des stocks
Nous achetons des centaines d’équipements tous les mois qui sont stockés, revendus ou mis à disposition de nos clients. Nous favorisons le recyclage de tous les équipements qui sont reconditionnés plusieurs fois dans leur vie. En fin de vie, ils sont revendus d’occasion.
La gestion de stock sous Excel a permis de démarrer en toute simplicité. Lorsque nous avons franchi 1000 unités achetées, nous sommes passés sur ZOHO INVENTORY, un logiciel de gestion de stocks.
– Tous les équipements sont suivis par un numéro de série (code-barre flashé).
– Chaque équipement est rattaché à une facture d’achat.
– Nous savons à tout moment s’il a été revendu (dans ce cas, à quel client et sur quelle facture). Sinon, nous connaissons dans quel entrepôt le trouver.
– L’expert-comptable dispose d’un lien qui lui permet de récupérer directement la valorisation du stock et le montant des immobilisations.
Le gain de temps est énorme par rapport à l’utilisation d’un tableur. Par ailleurs, il est très simple de travailler à plusieurs sur cet outil (administratif, magasinier, service technique, …)
Organisation RH
Les recrutements se sont accélérés. Nous avons dû nous équiper de deux outils RH indispensables : la gestion des congés et la gestion des notes de frais.
Nous avons fait appel à ZOHO PEOPLE.
– Le process de demande et de validation est dématérialisé.
– Le gestionnaire de paye récupère automatiquement les données actualisées.
– Le suivi des plannings est automatique.
– La gestion des entrées et sorties est simplifiée.
Pour les notes de frais, ZOHO EXPENSE permet à chaque collaborateur de scanner ses justificatifs, de saisir le détail et d’obtenir un remboursement rapide.
Gestion des réseaux sociaux
Afin de gagner en efficacité nous avons décidé de programmer à l’avance nos publications sur les réseaux sociaux avec l’outil ZOHO Social.
– Le calendrier de publications est intuitif et permet de gagner du temps. Nous pouvons choisir l’heure et le jour de parution qui nous convient le mieux, ou se laisser guider par SmartQ Slot, qui détermine pour nous les horaires où notre public est le plus actif sur les réseaux sociaux, donc le plus à même d’accueillir nos publications.
– Nous avons paramétré l’envoi d’une notification automatique pour prévenir nos collègues qu’une publication est en ligne dès sa sortie. L’impact de nos posts et notre audience est analysé grâce aux données statistiques recueillis par ZOHO Social. Enfin, nous collaborons avec les membres de notre équipe avec un espace de discussion dédié.
– Nous avons synchronisé nos comptes aux réseaux sociaux Facebook et LinkedIn. Il est aussi possible de les faire correspondre à plusieurs autres réseaux comme Twitter, YouTube et même Google My Business.
– Le coût est avantageux. Lorsque nous avons souscrit au pack ZOHO One, nous avons pu bénéficier de nombreux services pour améliorer notre productivité. ZOHO Social en fait partie, la planification de nos annonces se fait donc sans surcoût !
ZOHO Social est un outil indispensable pour organiser à l’avance ses publications et optimiser au mieux sa visibilité sur les réseaux sociaux.
ZOHO est le logiciel à utiliser dans un contexte d’hypercroissance. Il vous fera gagner un temps précieux et vous permettra d’avoir tous les outils en main pour appréhender sereinement le développement de votre activité.
Vous souhaitez en savoir davantage sur les multiples possibilités du logiciel ? Vous désirez être accompagné dans le paramétrage de ce dernier ? N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.
